Апостиль: что это такое и как его получить

Для переезда за границу на работу, учебу, для получения гражданства или открытия бизнеса обязательно нужно иметь документы, но российские официальные бумаги за рубежом не признаются. Чтобы пользоваться ими в другой стране, их необходимо легализовать — то есть признать юридически действительными. Штамп апости́ль считается одним из способов легализации (о других мы тоже расскажем ниже).

В статье мы ответим на вопросы, что такое апостиль, как его получить, для каких документов он необходим и где он признается.

Апости́ль - это штамп, который ставится на оригинал или копию вашего документа или может быть поставлен на отдельный лист. Он подтверждает юридическую силу документа за рубежом. Через легализацию одно государство сообщает другому, что с документами человека все в порядке и их можно использовать. Например, через апости́ль можно подтвердить диплом о среднем или высшем образовании, чтобы переехать в страну на учебу или работу, подтвердить свидетельство о браке, чтобы переехать за границу вместе с супругом(-ой).

Какие страны принимают апостиль?

Апостиль действует в странах, которые приняли Гаагскую конвенцию. В 2024 году в списке 126 стран, Россия входит в это число. Конвенция была заключена в 1961 году, но к ней до сих пор активно присоединяются страны, например, участником конвенции в 2023-2024 годах стали Китай, Пакистан, Канада и др.

Апостиль – это лишь один из способов легализации документов, но есть и другие: консульская легализация и легализация в Торгово-промышленной палате России. Если государство не является членом Гаагской конвенции, то чаще всего необходима консульская легализация.

При консульской легализации российский документ заверяют Министерство юстиций и МИД РФ, а также консульство страны, для которой документ легализуют. Легализация в Торгово-промышленной палате России — частный случай консульской легализации для коммерческих документов (договоры, счета и др.), которые не подлежат апостилированию. Этот процесс включает одобрение в Торгово-промышленной палате, а затем в консульстве страны назначения.

Например, для Таиланда и ОАЭ нужна консульская легализация. Рекомендуем зайти на сайт консульства выбранной вами страны и поискать информацию о способе легализации там.

Список документов, для которых можно ставить апостиль, достаточно обширный, поэтому сначала разберемся, на какие документы ставится апостиль, а затем рассмотрим частные примеры.

Апостиль ставится на:

• все документы, выданные ЗАГСом;
• на нотариальные документы;
• нотариально заверенные переводы и копии документов;
• документы об образовании;
• документы, выданные исполнительными органами власти;
• документы о судебных актах, приговорах и решениях, а также переводы;
• документы, выданные ЕГРЮЛ;
• архивные выписки и справки.

Для переезда за границу обычно апостилируют:

• дипломы и аттестаты об образовании;
• свидетельство о браке или расторжении брака;
• свидетельство о рождении;
• доверенности;
• документы воинского учета;
• справки об отсутствии судимости, уголовного преследования, медицинские справки (нужны для получения внж, гражданства, устройства на работу или учебу);
• выписки из банка (для получения внж или гражданства);
• выписки из Единого государственного реестра недвижимости (требуются для получения гражданства).

Апостиль ставят на оригинале документа или на его нотариальной копии. При выборе варианта заверения нужно учитывать требования получателя в стране, куда вы уезжаете. Например, в большинстве стран ЕС для подтверждения документов о высшем образовании требуется ставить апостиль именно на оригинал диплома.

Также важно помнить, что срок действия апостиля зависит от типа документа. Например, справка о несудимости с апостилем действует от 3 до 6 месяцев, а на диплом — бессрочно. Уточнить срок действия апостиля можно из содержания оригинального документа.

Нельзя ставить апостиль на:

• договоры коммерческого содержания;
• документы личного характера (например, паспорт, водительские права, трудовые книжки, водительские права, характеристики);
• религиозные документы;
• документы, оформленные во времена СССР (можно только документы с информацией о военной службе в рядах ВС СССР).

Апостиль оформляется только в той стране, где оформлен оригинал документа. Документы территориально апостилируют по месту выдачи, например, если вы или ваш представитель живете в Москве и вам нужно апостилировать свидетельство о рождении, выданное в Санкт-Петербурге, то нужно обратиться в Управление загса по Ленинградской области. Но есть исключение — оригиналы документов об образовании апостилируются в любом регионе.

Если вы находитесь за границей, то вы можете попросить заверить ваш документ другого человека: для оформления апостиля не требуется личное присутствие владельца документа. Обратиться за оформлением апостиля на ваш документ может ваш представитель (родственник, друг, коллега и др.), для этого не нужно подтверждать родственные или иные связи с владельцем документа.

Нотариальная доверенность нужна в случае, если вам необходимо поставить апостиль на документы об образовании (нотариальную доверенность можно сделать за границей и отправить ее в РФ). С 1 июля 2024 года российские консульства во всех странах начнут заверять электронные копии бумажных документов. Сотрудники посольств начнут переводить бумажные документы в электронные и удостоверять их равнозначность. Так любой россиянин в любой стране сможет оперативно передавать в Россию из-за рубежа различные документы, в том числе доверенности.

Забрать готовый апостиль должен тот же человек, который подавал заявку.

Нет единого института, который занимается проставлением апостилей. Штамп ставит тот орган, который выдал оригинал документа.

Разберем основные:

• апостиль на свидетельство о браке или рождении делают в ЗАГСе или МФЦ;
• на диплом об образовании — в Рособрнадзоре;
• на справку о несудимости — в МВД;
• на документы воинского учета — Минобороны;
• архивные справки и выписки — Росархив;
• документы, выданные прокуратурой — Генпрокуратура;
• документы, выданные нотариусом — управлением Министерства юстиции.

Подробнее об этом можно прочитать в постановлении о компетентных органах, уполномоченных на проставление апостиля в РФ.

Нужно:

1. собрать документы: это сам документ (оригинал или нотариальная копия) и паспорт заявителя, затем подать заявление на получение апостиля (с сайта ведомства или оформить на Госуслугах);
2. оплатить государственную пошлину (в 2024 году это 2500 рублей за документ). Реквизиты для оплаты уточняйте на сайте ведомства, которое выдало документ, а если вы оформляете заявку через Госуслуги, то пошлину можно будет оплатить там;
3. записаться на подачу документов в ведомство через официальный сайт, МФЦ или через сайт Госуслуг и принести документы.

Да, и в последнее время это не редкость. Отказ в проставлении апостиля не означает, что вы не можете получить его совсем, а скорее указывает на необходимость исправить изъяны в документе.

Заявителям отказывают в проставлении апостиля на документе из-за:

• нарушения целостности документа: отсутствуют некоторые страницы, загнуты края, есть следы ламинирования;
• из-за дополнительных письменных исправлений;
• неразборчивости (например, что-то не дает рассмотреть текст: пятно, нечеткая печать, есть разводы, устаревание документа и др.);
• неправильных персональных данных (если данные не совпадают с паспортом или базой данных).